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Libro Unico del Lavoro

lunedì, aprile 18, 2011 By: Centro Studi - Studio Cassone
Category: Guide Pratiche
PREMESSA
L’entrata in vigore del D.M. 9 luglio 2008 ha reso pienamente operativo il libro unico del lavoro (LUL) introdotto dal D.L. 112/2008 convertito con modificazioni in legge n. 133/2008. Il datore di lavoro privato deve istituire il LUL ed iscrivervi
i propri lavoratori subordinati, i collaboratori  coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione che prestino la propria attività lavorativa.Il LUL è il documento ufficiale che attesta, al lavoratore, agli organi di vigilanza e al datore di lavoro stesso, lo stato dell’attività dell’azienda e permette il controllo dei dati occupazionali dell’impresa.Il LUL, unico e solo, anche in presenza di sedi distaccate e di più posizioni amministrative, deve essere istituito entro il 16 del mese successivo dalla data di assunzione del primo lavoratore. 

DATORI DI LAVORO

Tutti i datori di lavoro,ad eccezione di quello domestico, sono obbligati all’istituzione e alla tenuta del LUL, indipendentemente dal settore di appartenenza, dall’attività svolta o dalla natura imprenditoriale, ferma restando la dovuta eccezione.

In relazione a particolari tipologie di lavoro, la legge e le circolari ministeriali hanno provveduto a chiarire alcuni aspetti in relazione all’istituzione e alla tenuta del LUL per particolari datori di lavoro che in precedenza godevano di regolamentazioni peculiari e specifiche. Tra i quali:

  1. Datori di lavoro agricoli: sono soggetti obbligati all’istituzione del LUL nel caso in cui occupino lavoratori per un numero di giornate superiore a 270 annue, mentre devono elaborare solo il cedolino paga nel caso in cui li occupino per un numero di giornate pari o inferiore, certo è che per poter assolvere a tutti gli adempimenti previsti dalla normativa è necessario, anche se non obbligatorio, la tenuta del LUL anche in caso di lavoratori che lavorino meno di 270 giornate annue.
  2. Datori di lavoro nel settore autotrasporto: sono obbligati alla tenuta del LUL, il quale sostituisce anche il registro dell’orario di lavoro dei lavoratori mobili.
  3. Datori di lavoro settore marittimo: gli armatori di navi essendo obbligati all’istituzione e alla tenuta dei ruoli di equipaggio e degli stati paga di bordo, sono esclusi dalla tenuta del LUL, mentre risultano obbligati all’istituzione e alla tenuta del LUL per il personale di terra.
  4. Società cooperative di produzione e lavoro: sono esonerate, come anche altre tipologie di società comprese quelle di fatto, nel caso in cui operino solo soci che prestino lavoro manuale e non.
  5. Imprese familiari: sono esonerate, nel caso in cui parenti affini , coniugi o figli prestino la loro attività con o senza retribuzione. Divengono soggetti obbligati, nel momento in cui assumano dipendenti, collaboratori, associati in partecipazione o che la prestazione lavorativa fornita da coniugi, figli, parenti o affini assuma le caratteristiche sopraindicate.
  6. Aziende individuali artigiane: sono esonerate nel caso in cui l’attività lavorativa venga prestata esclusivamente dal titolare, socio o familiare coadiuvante.
  7. Imprese del commercio: sono esonerate le imprese del terziario ove operino solo il titolare e i soci lavoratori.
  8. Enti pubblici economici: sono esonerati come chiarito dal Ministero del Lavoro in risposta all’interpello ministeriale 3/2009.
  9. Imprese italiane con lavoratori italiani all’estero: deve essere istituito e tenuto il LUL anche per i lavoratori italiani che prestano la propria attività all’estero.

LAVORATORI:

Debbono essere iscritti sul LUL:

  • lavoratori subordinati;
  • collaboratori(co.co.co.,collaboratori a progetto, mini co.co.co.) sono esclusi i collaboratori che prestano la loro attività in forma professionale o imprenditoriale autonoma (es. agenti…). Per quanto riguarda gli amministratori e i sindaci occorre fare una distinzione sulla percezione dei compensi. Nel caso in cui vengano percepiti dei compensi, occorre che l’impresa iscriva nel LUL solo coloro che non son professioni, nel caso in cui non vengano percepiti compensi è necessario che vengano iscritti nel LUL solo nel mese in cui vengono percepiti compensi o rimborsi spesa. Nel caso in cui un’impresa abbia solo l’amministratore non è necessario che venga istituito il LUL anche in presenza di rimborsi spesa.
  • Associati in partecipazione: è necessario istituire il LUL nel caso in cui gli associati apportino lavoro e, capitale e lavoro. Sono invece esclusi dalla registrazione gli associati in partecipazione che svolgano attività in forma imprenditoriale autonoma.
  • Somministrati e distaccati: dall’inizio della missione, i lavoratori devono essere iscritti nel LUL dell’utilizzatore o del distaccatario. Le registrazioni dei somministrati e dei distaccati possono essere effettuate anche in forma di elenco purché contengano, come precisato dalla circolare ministeriale 13/2009, i dati anagrafici, i dati del rapporto di lavoro e il nome dell’agenzia di somministrazione. Resta obbligatorio invece, la registrazione integrale comprensiva del calendario presenza, dei lavoratori somministrati sul LUL delle agenzie somministratrici. Per le imprese che non hanno dipendenti, collaboratori o associati, non ricorre l’obbligo di istituzione del LUL per questi lavoratori, purché siano, in caso di visita ispettiva, facilmente reperibili i dati occupazionali dei lavoratori somministrati o distaccati.
  • Tirocinanti e stageurs: sono esclusi dalla registrazione sul LUL, pur restando fermi gli obblighi di natura fiscale. E’ possibile una registrazione volontaria sul LUL anche con la predisposizione di un prospetto paga in forma libera.
  • Lavoratori sportivi e dello spettacolo: i lavoratori iscritti all’ENPALS e possessori di partita iva non devono essere registrati sul LUL, poiché prestano la propria attività in forma imprenditoriale o professionale autonoma. Sono esonerati dall’obbligo anche i collaboratori di associazioni sportive dilettantistiche con compensi fino a 7.500 € annui purché non siano collaboratori coordinati e continuativi.
  • Coadiuvanti imprese familiari e commerciali: come sopra indicato, non sono obbligatorie le iscrizioni dei familiari coadiuvanti le imprese familiari purché non risultino dipendenti collaboratori o associati e i coadiuvanti delle imprese commerciali.

Contenuto

I dati da registrare sul LUL sono:

  • anagrafici: dati identificativi del lavoratore e del rapporto di  lavoro, ovvero nome e cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, retribuzioni base, anzianità di servizio, posizioni assicurative e previdenziali;
  • retributivi: occorre indicare qualsiasi erogazione in denaro o  in natura che venga corrisposta al lavoratore. Vanno inoltre ricompresi anche, i rimborsi spesa, le trattenute effettuate a qualsiasi titolo, gli ANF, le detrazioni fiscali e le eventuali prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.

Le retribuzioni in natura, devono essere indicate anche se, esenti fiscalmente e contributivamente. Occorre inoltre inserire i compensi erogati per premi o prestazioni di lavoro straordinario, e devono essere descritte ed indicate dettagliatamente. I rimborsi spesa possono essere indicati con un importo complessivo purché a parte vi sia il dettaglio delle singole spese rimborsate. Non vanno inserite invece le anticipazioni di spese effettuate dal lavoratore per nome e per conto dell’azienda, purché siano supportate da documentazione fiscale intestate al datore di lavoro. Il Ministero, in risposta ad un interpello (27/2010) chiarisce le tipologie di rimborso da ascrivere sul LUL e le tipologie di lavoratori che debbano essere iscritte in caso di percezione rimborsi (si veda paragrafo lavoratori). I rimborsi spiega inoltre il ministero seguono il principio di cassa, per cui vanno iscritte nel LUL nel momento in cui vengono effettivamente rimborsate ai lavoratori.

  • Calendario presenze: sul LUL debbono essere annotate le registrazioni riguardanti le ore di prestazione di lavoro ordinario, le ore straordinarie, le eventuali assenze dal lavoro retribuite e non, le ferie e i riposi. IL Ministero seguendo il criterio della semplificazione, ha inserito la possibilità di inserire le presenze di più lavoratori su un unico foglio del LUL, inoltre nel caso in cui si decidesse l’utilizzo di codici per indicare le presenze o le eventuali assenze, è necessario che sia messa, a disposizione degli organi di vigilanza, una legenda che permetta in modo inequivocabile la decodifica dei codici utilizzati. Tale legenda, non è necessario che venga inserita sul LUL, ma deve essere a disposizione in caso di visita ispettiva.

L’obbligo dell’inserimento del numero di ore lavorate è previsto per tutti i lavoratori, tranne per quelle categorie di lavoro quali ad es. personale con mansioni direttive, capi reparto, quadri e dirigenti in cui è possibile indicare con “P” la presenza con l’obbligo di evidenziare le eventuali assenze.

Per i lavoratori senza retribuzione o compenso resta il mero obbligo di iscrivere sul LUL i dati riguardanti la prima immissione al lavoro, il mese o i mesi nei quali il lavoratore si trovi a svolgere attività lavorativa o a percepire compensi, la cessazione del rapporto di lavoro. Per i lavoratori intermittenti con obbligo di chiamata, resta l’obbligo di registrazione sul LUL anche dei periodi in cui viene percepita la sola indennità di disponibilità.

Per i collaboratori è invece necessario inserire sul LUL i periodi di assenza previsti dalla normativa che possano andare ad inficiare la durata del contratto (es. infortuni o maternità).

Infine per i lavoratori a domicilio è necessario inserire i dati relativi a date e ora di consegna del materiale, data e ora di riconsegna del materiale, descrizione del lavoro eseguito e  specificazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito.

Il calendario delle presenze, specifica il Ministero, non deve essere obbligatoriamente consegnato ai propri dipendenti, purché non sia previsto dalla contrattazione collettiva o aziendale.

In caso di verbale ispettivo, eventuali annotazioni possono essere fatte solo successivamente alla data dell’accesso ispettivo senza alcuna possibilità di annotazioni sul libro unico elaborato e stampato in precedenza.

E’ possibile inoltre effettuare delle registrazioni volontarie e non obbligatorie sul LUL purché le stesse non vadano ad inficiare la tenuta corretta del LUL stesso.

Termine per le registrazioni

In una visione di semplificazione degli adempimenti relativi alla gestione del rapporto di lavoro, il Ministero indica come data ultima per le l’istituzione del LUL, il 16 del mese successivo a quello di assunzione del primo dipendente e il 16 di ogni mese successivo quale termine ultimo per le registrazioni sul mese in corso, in concomitanza alle scadenze dei contributi previdenziali.

Le registrazioni possono differire a seconda della tipologia dei pagamenti di compensi, per cui potremmo avere compensi e presenze contestuali in caso di elaborazione mese su mese con pagamento entro per es. il 10 del mese successivo, e compensi e presenze sfasati in caso di elaborazione differita con pagamenti entro la fine del mese stesso elaborato.

In caso di assunzione di lavoratori a fine mese, in un’azienda in cui si proceda all’elaborazione differita, occorre obbligatoriamente registrare il lavoratore sul LUL nel mese in cui è avvenuta l’assunzione. Inoltre il Ministero ha fornito ulteriori chiarimenti in merito alle aziende che procedono alla chiusura aziendale nel periodo estivo, stabilendo che nel caso in cui un’azienda non fosse operativa nel periodo estivo si può procedere all’elaborazione di un presunto calendario presenze, con il correttivo da effettuarsi nel mese immediatamente successivo. Inoltre il Ministero, proprio in virtù del criterio della semplificazione della gestione del rapporto di lavoro, non ha previsto alcuna possibilità di applicazione di sanzioni in caso di correzioni spontanee avvenute prima di un eventuale accesso ispettivo.

Tenuta del LUL

I soggetti abilitati alla tenuta del LUL sono:

  • datore di lavoro presso la propria sede legale ( in caso di ispezione è possibile trasmette in via telematica il LUL alle sedi distaccate in formato pdf in modo ch e possa essere stampato o visionato sul luogo dell’accesso ispettivo);
  • consulenti del lavoro o professionisti abilitati (come previsto dalla legge 12/1979);
  • centri di assistenza di associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole aziende;
  • Società capogruppo nei gruppi di impresa.

 

Nel caso in cui il datore di lavoro decida di delegare consulenti o professionisti abilitati o i centri di assistenza alla tenuta del LUL, è obbligato a farne comunicazione preventiva alla Dpl competente per territorio. Tale comunicazione può essere fatta anche in modo unitario, sotto forma di elenco, dal professionista che decide la tenuta del LUL per tutti i suoi assistiti.

Per quanto concerne le modalità di tenuta del LUL è possibile distinguere:

a)    elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall’Inail, in sede di stampa del modulo continuo;

b)   stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;

c)    supporti magnetici od a elaborazione automatica dei dati che devono garantire la staticità, l’autenticità e l’integrità dei dati trascritti, con l’apposizione di un marca temporale e la sottoscrizione mediante firma digitale. Inoltre deve essere possibile, da parte degli organi ispettivi, la ricerca e l’estrazione di dati relativi ai singoli lavoratori inseriti nel LUL, nonché la stampa o la visione in pdf della totalità del LUL.

Il libro unico deve essere conservato per i cinque anni successivi alla data dell’ultima trascrizione.

Numerazione sequenziale ed unitaria

A prescindere dalla tipologia di tenuta del LUL, è fondamentale che la numerazione dei singoli fogli, componenti il LUL, sia sequenziale, da questo ne deriva la tenuta anche di fogli deteriorati o annullati che debbono essere conservati.

Inoltre i soggetti abilitati alla numerazione unica debbono ottenere dai propri assistiti una delega contenente l’autorizzazione all’utilizzo della numerazione unitaria. Una volta acquisite le deleghe i soggetti abilitati debbono inoltrare in via telematica all’INAIL l’elenco delle aziende assistite con l’indicazione del codice fiscale. A tal proposito, l’INAIL, con nota 76/2009, vista la notevole innovazione ha precisato che la numerazione del LUL dovesse partire dal numero 1.

Inoltre entro 30 giorni dall’acquisizione di una nuova azienda o dalla rinuncia di un cliente il soggetto abilitato deve comunicare all’INAIL l’evento.

Le singole sedi Inail, anche su indicazione delle Dpl hanno la facoltà di sospendere o revocare l’autorizzazione alla numerazione unica a seguito di comportamenti illeciti.

Procedura esibizione LUL

In caso di visita ispettiva, il datore di lavoro, tenutario del LUL, deve esibire tempestivamente il libro unico. Il Ministero volendo dare una temporalità al termine “tempestivo” ha indicato come periodo la stesura del verbale di accesso ispettivo, ovvero il datore di lavoro tenutario del LUL deve procedere all’esibizione del LUL,prima che gli organi ispettivi abbiano terminato la stesura del verbale di accesso. Nel caso di sedi stabili secondarie, la procedura non cambia, poiché come suindicato, è prevista la possibilità del trasferimento telematico del LUL in formato pdf.

Quando invece l’accesso avvenga su sedi mobili o itineranti, il datore di lavoro tenutario del libro deve provvedere all’esibizione entro il termine previsto dagli organi ispettivi indicato sul verbale di accesso.

Nel caso in cui, il tenutario fosse il consulente del lavoro o professionisti abilitati o associazioni di categoria, l’esibizione deve avvenire entro 15 giorni dall’accesso ispettivo salvo periodi più lunghi indicati sul verbale stilato dagli ispettori.

Il libro unico da esibire è quello, elaborato entro il 16 del mese successivo, subito antecedente l’ispezione, con riferimento alla sola sede ispezionata.

Nel caso di aziende di esigue dimensioni con più di 10 dipendenti oppure che operino su una pluralità di sedi, è possibile che gli ispettori, in caso di visita ispettiva, richiedano degli elenchi riepilogativi che possano dare una visione globale delle risorse occupazionali. In caso di mancata esibizione non è prevista alcuna sanzione, poiché il sistema degli elenchi è da ritenersi uno strumento di agevolazione per gli ispettori, ma non obbligatorio per i datori di lavoro,. Gli organi ispettivi hanno però, la facoltà di procedere con un provvedimento di disposizione ai sensi dell’art. 14 del D.lgs. 124/2004, per la consegna degli elenchi suindicati.

Sistema sanzionatorio

In virtù della semplificazione della gestione del rapporto di lavoro e dell’introduzione della comunicazione preventiva dell’instaurazione del rapporto stesso, le sanzioni sul LUL sono meno ingenti rispetto al passato.

Omessa istituzione e tenuta irregolare LUL

Le sanzioni sono previste sia per la omessa istituzione del LUL sia per la tenuta irregolare, dove per quest’ultima si intende la non tenuta regolare per i cinque anni successivi all’ultima registrazione sul LUL.

La sanzione prevista per entrambi i casi è stabilita nell’importo da 500€ a 2500€.

Il datore di lavoro può essere ammesso al pagamento di somme inferiori attraverso l’applicazione della diffida obbligatoria e della sanzione in misura ridotta.

In caso di diffida obbligatoria, l’azienda che ottempera tempestivamente all’istituzione o alla tenuta regolare del libro è ammessa a pagare la somma di 500€.

Nel caso della sanzione in misura ridotta l’azienda è ammessa al pagamento di un terzo del valore massimo (833,33€) , più favorevole rispetto al doppio della misura minima della sanzione stessa (1000€).

Omessa e infedele registrazione

Rispetto al previgente sistema sanzionatorio, il nuovo regime stabile sanzioni salvo i casi di mero errore materiale e formale, nel caso in cui l’omessa o infedele registrazione abbia apportato differenti trattamenti retributivi, fiscali o previdenziali.

Nel caso in cui l’omissione o l’infedele registrazione riguardi meno di 10 lavoratori l’importo della sanzione va da 150€ a 1500€, nel caso invece di più di 10 lavoratori la sanzione passa da 500€ a 3000€.

Nel caso dell’ omissione è prevista la diffida obbligatoria, per cui se il datore di lavoro provvede alla registrazione sarà ammesso al pagamento della somma minima, ovvero 150€ in caso di meno di 10 lavoratori e di 500€ nel caso in cui l’omissione sia riconducibile a più di 10 lavoratori.

Nel caso invece dell’infedele registrazione, il datore di lavoro, non potendo materialmente garantire l’interesse protetto della norma, è ammesso al pagamento in misura ridotta pari a  300€ fino ad un’omissione riguardante 10 lavoratori e 1000€ nel caso di più di 10 lavoratori.

Tardiva registrazione

Nel caso di adempimento spontaneo di  registrazioni tardive sul LUL non sono previste sanzioni. Nel caso in cui invece, dopo un accesso ispettivo fossero effettuate registrazioni allora le sanzioni previste sono:

fino a 10 lavoratori: tra 100€ e 600€

da 11 lavoratori: tra 150€ e 1500€

L’ammissione al pagamento minimo può avvenire per effetto della “diffida ora per allora” prevista dalla normativa vigente, per cui il datore di lavoro è ammesso al pagamento di 100€ fino a 10 lavoratori e di 150€ se il numero di lavoratori fosse superiore a 10.

Nel caso in cui fosse applicata invece la misura ridotta ,allora gli importi sarebbero pari a 200€ nel primo caso e 300€ nel secondo caso.

Omessa esibizione da parte del datore di lavoro

La sanzione pecuniaria amministrativa prevista è  stabilita nell’importo da € 200 a € 2000.

Non viene ammessa la diffida obbligatoria, poiché non è possibile ristabilire l’interesse protetto dalla norma, per cui è previsto il pagamento della sanzione in misura ridotta pari a € 400.

Omessa esibizione da parte dei consulenti di lavoro e dei professionisti abilitati

Nel caso in cui il consulente del lavoro o dei professionisti abilitati, avendo ricevuto verbale di accesso ispettivo, omettano l’esibizione del LUL è prevista una sanzione amministrativa stabilita in un importo da  100€ a 1000€. Non essendo possibile l’applicazione della diffida obbligatoria la sanzione in misura ridotta sarà pari a 200€.

In caso di recidiva potranno essere applicati provvedimenti disciplinari da parte del consiglio provinciale dell’ordine professionale al quale è iscritto il professionista oggetto dell’illecito comportamento.

Omessa conservazione

L’omessa conservazione del LUL prevede una sanzione amministrativa pecuniaria di un importo stabilito da 100€ a 600€. Per l’illiceità di tale comportamento non è prevista la diffida per cui è applicabile la sanzione in misura ridotta pari a 200€.

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